El alto volumen de trabajo de los departamentos legales demanda optimizar tareas y agilizar procesos. En este contexto, los sistemas automatizados y la utilización de software aparecen en el sector como la solución a aquellas labores repetitivas y manuales que, a menudo, consumen mucho tiempo.
La gestión de volúmenes considerables de documentos legales, como los contratos, es una de las áreas beneficiadas por esta automatización de procesos. La gran pregunta es, ¿cómo?
El Contract Life Cycle Management (CLM) es una metodología que se aplica mediante un software creado para la gestión completa de los contratos de una organización. Esto incluye todas las etapas de vida del contrato, desde su elaboración hasta su ejecución. Su principal objetivo es la optimización y el control del proceso de gestión de cara a mejorar la eficiencia, minimizar riesgos y potenciar su valor. Precisamente, aspectos cada vez más demandados por los clientes.
Esta herramienta es habitual entre los proveedores de servicios legales alternativos (ALSP, por sus siglas en inglés), ya que en nuestro ADN está ofrecer soluciones a través de un modelo innovador y flexible que permita a las organizaciones optimizar recursos y costos.
Entre las soluciones de Contract Life Cycle Management, las organizaciones pueden optar por la implementación de esta metodología mediante nuestro software de gestión de contratos, por servicios de consultoría legal y tecnológica sobre su uso o la externalización del proceso completo de gestión.
¿Es una amenaza para el trabajo de los profesionales del sector legal?
No, todo lo contrario, su objetivo es mejorar su eficiencia y competitividad. Estandariza procesos de manera que los profesionales puedan dedicar todo su know-how a tareas que exijan alto valor añadido y el análisis de un experto.
Sus principales beneficios:
- Eficiencia en la gestión
El Contract Life Cycle Management contribuye a una gestión más rápida y precisa de la vida de los contratos, ya que son creados, revisados y aprobados de una manera estandarizada que incrementa su competitividad.
Además, a través de esta herramienta, los departamentos legales pueden realizar un seguimiento y control de estos documentos de una forma más ágil, algo que facilita su gestión porque ahorra tiempo y esfuerzos y proporciona una visión global de todo su ciclo de vida. Un ejemplo de ello es que facilita el seguimiento de fechas importantes, como renovaciones o vencimientos del contrato. A su vez, simplifica el proceso de colaboración y comunicación entre las partes involucradas.
- Reducción de riesgos
Al ser un proceso estandarizado y automatizado, el CLM permite reducir riesgos o errores, así como adaptar los documentos a las necesidades de cada asunto, como normativa legal aplicable, clausulas específicas o políticas internas de la organización. Esta es una de las grandes ventajas del CLM pues su adecuada gestión repercute en la reducción de controversias entre las partes y la posibilidad de litigios o sanciones.
- Automatización de tareas
Permite la creación de plantillas, notificación de fechas importantes y recopilación y clasificación de información, entre otras tareas rutinarias. Esto posibilita a los departamentos legales mejorar los flujos de trabajo, aumentar su eficiencia y competitividad, reducir tiempos y costos y, por tanto, destinar sus recursos de mayor valor a tareas que requieren un alto nivel de técnica jurídica.
- Mejora del rendimiento financiero
El CLM impacta también en el rendimiento financiero y la transparencia de la organización, ya que permite el seguimiento y notificación de plazos sobre pagos, servicios, suministros, obligaciones contractuales calendarizables, así como renovaciones automáticas o cláusulas de rescisión. Esto implica un control y análisis más riguroso sobre la gestión de los contratos y el ciclo de facturación de la organización, algo que influye directamente en la toma de decisiones estratégicas.
En definitiva, una adecuada implementación del Contract Life Cycle Management puede ofrecer a los departamentos legales innumerables ventajas que impactan directamente en la mejora del rendimiento y la competitividad de su negocio. Desde IO·EPIK te damos la respuesta a las necesidades de tus iniciativas o proyectos, ponemos a tu disposición equipos multidisciplinarios, herramientas de gestión tecnológicas y metodologías que hacen que nuestros equipos se adapten rápidamente a tus necesidades.